Δημιουργία και διαγραφή προφίλ

Οι λογαριασμοί στο Workplace μπορούν να δημιουργηθούν από διαχειριστές συστήματος είτε μεμονωμένα είτε μαζικά. Επισκεφτείτε την υποστήριξη για επαγγελματίες IT και προγραμματιστές για να μάθετε περισσότερα σχετικά με την προγραμματιστική δημιουργία λογαριασμών μέσω παρόχου ταυτότητας στο cloud ή του Active Directory.

Βασικές πληροφορίες
Η δημιουργία ενός νέου λογαριασμού χρήστη στο Workplace έχει 3 στάδια:
  1. Δημιουργία (provisioning): Για να δημιουργήσετε ένα λογαριασμό χρήστη στην παρουσία σας στο Workplace (ο χρήστης δεν ειδοποιείται).
  2. Πρόσκληση: Ο χρήστης για τον οποίο έχετε ήδη δημιουργήσει λογαριασμό έχει τη δυνατότητα να τον κατοχυρώσει. (Ο χρήστης ειδοποιείται).
  3. Κατοχύρωση: Ο προσκεκλημένος χρήστης ενεργοποιεί το λογαριασμό του στο Workplace.
Ανάλογα με το αν επιλέξετε να προσκαλέσετε ή όχι τους χρήστες στο Workplace, οι λογαριασμοί τους θα δημιουργηθούν χωρίς να σταλεί πρόσκληση ή θα δημιουργηθούν και θα σταλεί πρόσκληση αντίστοιχα. Ένας χρήστης γίνεται τιμολογήσιμος μόλις προσκληθεί.
Μέχρι να λάβουν πρόσκληση για τη χρήση του Workplace οι συνάδελφοί σας δεν θα ξέρουν ότι έχει δημιουργηθεί λογαριασμός για αυτούς. Όταν ένας λογαριασμός δημιουργείται χωρίς πρόσκληση:
  • Ο χρήστης δεν μπορεί να κατοχυρώσει τον λογαριασμό του και κάθε σχετική προσπάθεια αποτυγχάνει.
  • Ο χρήστης δεν λαμβάνει email ή άλλες ειδοποιήσεις από το Workplace.
  • Δεν χρεώνεστε για αυτόν τον λογαριασμό.
Όταν θα είναι όλα έτοιμα ώστε οι συνάδελφοί σας να κατοχυρώσουν τον λογαριασμό τους, θα τους προσκαλέσετε στο Workplace.
Αφού τους προσκαλέσετε, οι συνάδελφοί σας θα λάβουν ένα email που θα τους καλεί να κατοχυρώσουν τον λογαριασμό τους κάνοντας χρήση μιας μοναδικής διεύθυνσης URL. Για τους λογαριασμούς για τους οποίους έχει ενεργοποιηθεί η λειτουργία καθολικής σύνδεσης (Single Sign On, SSO), οι χρήστες θα έχουν επίσης τη δυνατότητα να ολοκληρώσουν τη διαδικασία κατοχύρωσης συνδεόμενοι στο Workplace μέσω της διαμορφωμένης υπηρεσίας SSO.
Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;
Η δημιουργία ενός νέου λογαριασμού χρήστη στο Workplace έχει 3 στάδια:
  1. Δημιουργία χωρίς πρόσκληση: Ο λογαριασμός χρήστη δημιουργείται στην παρουσία σας στο Workplace. Ο χρήστης δεν ειδοποιείται.
  2. Δημιουργία με πρόσκληση: Ο χρήστης για τον οποίο έχετε ήδη δημιουργήσει λογαριασμό έχει τη δυνατότητα να τον κατοχυρώσει. Ο χρήστης ειδοποιείται.
  3. Κατοχύρωση: Ο προσκεκλημένος χρήστης έχει ενεργοποιήσει τον λογαριασμό του στο Workplace.
Ανάλογα με το αν επιλέξετε να προσκαλέσετε ή όχι τους χρήστες στο Workplace, οι λογαριασμοί τους θα δημιουργηθούν χωρίς να σταλεί πρόσκληση ή θα δημιουργηθούν και θα σταλεί πρόσκληση αντίστοιχα. Ένας χρήστης γίνεται τιμολογήσιμος μόλις προσκληθεί.
Δημιουργία μεμονωμένου λογαριασμού και μη αυτόματη δημιουργία λογαριασμού
Όταν οι λογαριασμοί δημιουργούνται μεμονωμένα στέλνεται αμέσως πρόσκληση στους χρήστες μέσω email για να κατοχυρώσουν τον λογαριασμό τους.
Μαζική δημιουργία λογαριασμών
Όταν δημιουργείτε λογαριασμούς μέσω των εργαλείων μαζικής διαχείρισης λογαριασμών, μπορείτε να επιλέξετε αν θα στείλετε κατευθείαν ή αργότερα πρόσκληση στους χρήστες. Αν επιλέξετε να στείλετε αργότερα τις προσκλήσεις, οι λογαριασμοί θα δημιουργηθούν χωρίς πρόσκληση και θα πρέπει να στείλετε τις προσκλήσεις σε μεταγενέστερο χρόνο.
G Suite ή Microsoft Azure Active Directory
Όταν δημιουργείτε λογαριασμούς μέσω του G Suite ή του Microsoft Azure AD, μπορείτε να επιλέξετε αν θα στείλετε κατευθείαν ή αργότερα πρόσκληση στους χρήστες.
Αν επιλέξετε να στείλετε κατευθείαν πρόσκληση, οι λογαριασμοί θα δημιουργηθούν και θα σταλεί email πρόσκλησης στους χρήστες. Αν επιλέξετε να στείλετε αργότερα τις προσκλήσεις, οι λογαριασμοί θα δημιουργηθούν χωρίς πρόσκληση και θα πρέπει να στείλετε τις προσκλήσεις σε μεταγενέστερο χρόνο.
Άλλοι πάροχοι ταυτότητας στο cloud ή Active Directory Sync
Αν έχετε συνδέσει κάποιον άλλον πάροχο ταυτότητας στο cloud (παράδειγμα: Okta, OneLogin ή Ping Identity) ή αν χρησιμοποιείτε το Active Directory Sync, οι λογαριασμοί θα δημιουργούνται χωρίς πρόσκληση και θα πρέπει να τους σταλεί πρόσκληση σε μεταγενέστερο χρόνο.
Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;
Με τη δημιουργία (provisioning) λογαριασμών, οι διαχειριστές μπορούν να ανεβάσουν πληροφορίες για τους λογαριασμούς των χρηστών και να διαμορφώσουν την παρουσία τους στο Workplace χωρίς να χρειάζεται να ενημερώσουν τους χρήστες.
Διαφοροποιώντας την κατάσταση των χρηστών σε χρήστες που έχουν προσκληθεί και σε χρήστες που δεν έχουν προσκληθεί (δηλαδή χρήστες για τους οποίους έχουν απλώς δημιουργηθεί λογαριασμοί), επιτρέπουμε στους διαχειριστές του Workplace να προετοιμάζουν τις κοινότητές τους δημιουργώντας ομάδες και προσθέτοντας μέλη σε αυτές. Όταν ο διαχειριστής έχει ολοκληρώσει την προετοιμασία της κοινότητάς του, μπορεί να προσκαλέσει τους χρήστες και εκείνοι θα είναι ήδη μέλη των σχετικών ομάδων όταν θα συνδεθούν στους λογαριασμούς τους για πρώτη φορά.
Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;
Πρόσκληση χρηστών
Σημείωση: Δεν μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για τη δημιουργία λογαριασμού στο Workplace διευθύνσεις email που δεν περιλαμβάνουν το όνομα κάποιου ατόμου (π.χ. διευθύνσεις email όπως info@domain.com ή sales@domain.com). Έτσι, η κοινότητα γνωρίζει σε ποιον ανήκει κάθε λογαριασμός και ποιος είναι υπεύθυνος για το περιεχόμενο που δημιουργείται από το λογαριασμό.
Προσθήκη ατόμων μεμονωμένα
Για την προσθήκη μεμονωμένων ατόμων στο Workplace:
  1. Ανοίξτε τον πίνακα διαχείρισης.
  2. Πατήστε Άτομα.
  3. Πατήστε Προσθήκη ατόμων.
  4. Πατήστε Προσθήκη μεμονωμένου ατόμου.
Συμπληρώστε τα στοιχεία του ατόμου και πατήστε Προσθήκη. Όταν οι λογαριασμοί δημιουργούνται με αυτόν τον τρόπο, στέλνεται αμέσως και η σχετική πρόσκληση.

Προσθήκη πολλών ατόμων μέσω email:
Για την προσθήκη πολλών λογαριασμών ταυτόχρονα στο Workplace:
  1. Ανοίξτε τον πίνακα διαχείρισης.
  2. Πατήστε Άτομα.
  3. Πατήστε Προσθήκη ατόμων.
  4. Πατήστε Προσθήκη πολλών ατόμων.
Συμπληρώστε τις διευθύνσεις email των χρηστών και πατήστε Προσθήκη. Όταν οι λογαριασμοί δημιουργούνται με αυτόν τον τρόπο, στέλνεται αμέσως και η σχετική πρόσκληση. Μπορείτε επίσης να αντιγράψετε τον σύνδεσμο της πρόσκλησης που θα εμφανιστεί και να τον κοινοποιήσετε σε όσα άτομα θέλετε να δημιουργήσουν λογαριασμό.

Μαζική δημιουργία λογαριασμών μέσω αρχείου Excel ή CSV
Για την προσθήκη πολλών λογαριασμών ταυτόχρονα στο Workplace:
  1. Ανοίξτε τον πίνακα διαχείρισης.
  2. Πατήστε Άτομα.
  3. Πατήστε Προσθήκη ατόμων.
  4. Πατήστε Εισαγωγή αρχείου CSV ή XLSX.
Στην οθόνη που θα εμφανιστεί θα μπορέσετε να κατεβάσετε ένα αρχείο προτύπου και να μάθετε περισσότερα για τη μορφή που θα πρέπει να ανεβάσετε. Όταν είστε έτοιμοι, πατήστε Εισαγωγή αρχείου.

Μαζική δημιουργία λογαριασμών μέσω παρόχου ταυτότητας
Το Workplace προσφέρει τη δυνατότητα out-of-the-box ενσωμάτωσης με τους μεγαλύτερους παρόχους ταυτότητας στο cloud, όπως το Azure AD, το G Suite, το Okta, το OneLogin και το Ping. Μπορείτε να συνδέσετε τον πάροχο ταυτότητας που χρησιμοποιείτε στο cloud χρησιμοποιώντας το Workplace Import (όπου ο σύνδεσμος provisioning φιλοξενείται από το Workplace) ή μια προσαρμοσμένη ενσωμάτωση του Workplace (όπου ο σύνδεσμος provisioning φιλοξενείται από τον πάροχο ταυτότητας).

Μαζική δημιουργία λογαριασμών μέσω του SCIM API
Αυτοί οι οδηγοί παρουσιάζουν τις έννοιες του provisioning και της απενεργοποίησης λογαριασμών μέσω του SCIM API.
Μάθετε περισσότερα σχετικά με τη μαζική διαχείριση λογαριασμών.

Αυτοπροσκαλούμενοι χρήστες
Οι διαχειριστές μπορούν να επιλέξουν μία από τις παρακάτω ρυθμίσεις προσκλήσεων για να ελέγχουν ποιος μπορεί να γίνει μέλος του Workplace τους:
  • Μόνο οι προσκεκλημένοι μπορούν να γίνουν μέλη: Μπορείτε να κάνετε την κοινότητά σας στο Workplace διαθέσιμη στους συναδέλφους σας σε μέρος του οργανισμού σας, με βάση, για παράδειγμα, την περιοχή, το τμήμα ή την εταιρική ομάδα.
  • Οποιοσδήποτε από τους επιτρεπόμενους ή τους επαληθευμένους τομείς: Με την επιλογή αυτή, η κοινότητά σας στο Workplace θα είναι διαθέσιμη για ολόκληρο τον οργανισμό σας.
Για να προσαρμόσετε τις προτιμήσεις σας σε σχέση με τις προσκλήσεις, πηγαίνετε στον Πίνακα διαχείρισης και πατήστε Ρυθμίσεις. Θα βρείτε τις σχετικές ρυθμίσεις στην ενότητα Αιτήματα συμμετοχής και πρόσβασης.

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;
Αυτό το άρθρο ισχύει μόνο για χρήστες του Workplace Premium.
Αφού λάβουν τη σχετική πρόσκληση, οι χρήστες θα πρέπει να ολοκληρώσουν μια διαδικασία κατοχύρωσης προκειμένου να ελέγξουν ή να προσθέσουν πληροφορίες για το προφίλ τους και να ορίσουν έναν κωδικός πρόσβασης. Οι χρήστες μπορούν να ξεκινήσουν τη διαδικασία αυτή κάνοντας χρήση της μοναδικής διεύθυνσης URL κατοχύρωσης που περιλαμβάνεται στο email που θα λάβουν από το Workplace ή πηγαίνοντας στη σελίδα σύνδεσης (μόνο για τις εταιρείες που έχουν ενεργοποιήσει τη λειτουργία SSO), αφού λάβουν τη σχετική πρόσκληση.
Σημείωση: Αν η εταιρεία σας έχει ενεργοποιήσει τη λειτουργία SSO για την κοινότητά σας, θα ζητείται από τα μέλη να συνδεθούν στο σύστημα SSO προκειμένου να ξεκινήσουν τη διαδικασία κατοχύρωσης.
Αφού συνδεθούν, το Workplace θα κατευθύνει τους χρήστες στα παρακάτω βήματα ολοκλήρωσης της εγγραφής τους:
1. Αποδοχή όρων χρήσης και επιβεβαίωση πληροφοριών προφίλ
Ανάλογα με τις ρυθμίσεις που έχετε επιλέξει στον Πίνακα διαχείρισης, μπορεί να ζητηθεί από τα μέλη να αποδεχτούν τους όρους χρήσης της εταιρείας, καθώς και να ελέγξουν, να συμπληρώσουν ή να τροποποιήσουν τις πληροφορίες του προφίλ τους και να επιλέξουν εικόνα προφίλ.
2. Ορισμός κωδικού πρόσβασης
Θα ζητηθεί από τα μέλη να ορίσουν έναν κωδικό πρόσβασης. Αυτό το στάδιο δεν ισχύει για τις κοινότητες όπου έχει ενεργοποιηθεί η λειτουργία SSO.
3. Καθορισμός προεπιλεγμένων ομάδων
Τα μέλη θα έχουν τη δυνατότητα να επιλέξουν τις ομάδες στις οποίες θέλουν να συμμετέχουν από μια προεπιλεγμένη λίστα ή να αναζητήσουν μια συγκεκριμένη ομάδα. Στη συνέχεια, θα μεταφερθούν στις Ενημερώσεις και θα μπορούν άμεσα να αρχίσουν να χρησιμοποιούν το Workplace.
Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;
Αφού διαμορφώσετε λογαριασμούς Workplace για τους συναδέλφους σας, το επόμενο βήμα είναι να τους προσκαλέσετε. Όταν θέλετε να προσκαλέσετε λογαριασμούς χρηστών, έχετε τη δυνατότητα να επιλέξετε αν θέλετε να τους προσκαλέσετε όλους, να προσκαλέσετε επιλεγμένα άτομα ή να προσκαλέσετε ένα συγκεκριμένο άτομο μόνο.
Πρόσκληση όλων
Για να τους προσκαλέσετε όλους:
  1. Από τον υπολογιστή σας, πατήστε Πίνακας διαχείρισης πάνω αριστερά στο Workplace.
  2. Πατήστε Μη απεσταλμένες προσκλήσεις.
  3. Πατήστε Πρόσκληση όλων.
  4. Πατήστε Αποστολή.
Πρόσκληση επιλεγμένων χρηστών
Αν χρησιμοποιήσετε αυτή την επιλογή, θα έχετε τη δυνατότητα να προσκαλέσετε μια συγκεκριμένη ομάδα ατόμων. Για να προσκαλέσετε μια συγκεκριμένη ομάδα ατόμων:
  1. Από τον υπολογιστή σας, πατήστε Πίνακας διαχείρισης πάνω αριστερά στο Workplace.
  2. Πατήστε Μη απεσταλμένες προσκλήσεις.
  3. Πατήστε Επιλέξτε άτομα για να προσκαλέσετε.
  4. Θα εμφανιστεί ένα αναδυόμενο παράθυρο που θα σας ζητάει να ανεβάσετε μια λίστα με τα άτομα που θέλετε να προσκαλέσετε με την εξής μορφή: .csv, .xlsx ή .xls. Αν χρειάζεστε πρότυπο, μπορείτε να το κατεβάσετε από το αναδυόμενο παράθυρο.
  5. Πατήστε Εισαγωγή αρχείου για να ανεβάσετε το αρχείο.
  6. Πατήστε Αποστολή.
Πρόσκληση μεμονωμένου ατόμου
Χρησιμοποιήστε αυτή την επιλογή για να προσκαλέσετε ένα συγκεκριμένο άτομο ή για να στείλετε ξανά πρόσκληση σε κάποιον χρήστη που δεν έλαβε την αρχική πρόσκλησή σας. Για να προσκαλέσετε ένα συγκεκριμένο άτομο ή να στείλετε ξανά μια πρόσκληση:
  1. Από τον υπολογιστή σας, πατήστε Πίνακας διαχείρισης πάνω αριστερά στο Workplace.
  2. Πατήστε Άτομα.
  3. Βρείτε τον χρήστη που θέλετε στη λίστα. Μπορείτε να αναζητήσετε το άτομο που θέλετε χρησιμοποιώντας το πλαίσιο αναζήτησης.
  4. Επιλέξτε Πρόσκληση δίπλα στο όνομα του ατόμου που θέλετε να προσκαλέσετε.
  5. Πατήστε Αποστολή.
Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;
Οι διαχειριστές έχουν την επιλογή να ενεργοποιήσουν τη ρύθμιση αυτοπρόσκλησης. Έτσι, οποιοδήποτε άτομο με τομέα email που ανήκει σε αυτούς που έχετε επιλέξει θα μπορεί να γίνει μέλος στο δικό σας Workplace χωρίς να προσκληθεί.
Για να ενεργοποιήσετε την αυτοπρόσκληση:
  1. Στον Πίνακα διαχείρισης, πατήστε Ρυθμίσεις.
  2. Πατήστε το δίπλα στην επιλογή Συμμετοχή σε αυτό το λογαριασμό Workplace.
  3. Επιλέξτε Οποιοσδήποτε από τους επιτρεπόμενους ή τους επαληθευμένους τομείς και πατήστε Αποθήκευση.
  4. Πάλι στη σελίδα των ρυθμίσεων, πατήστε το δίπλα στην επιλογή Αιτήματα πρόσβασης.
  5. Επιλέξτε Αυτόματη έγκριση αιτημάτων πρόσβασης από αυτούς τους τομείς email και πατήστε Αποθήκευση.
Έτσι, τα άτομα με τομείς email που ανήκουν στους επιτρεπόμενους ή επαληθευμένους θα μπορούν να γίνονται αυτόματα μέλη στο δικό σας Workplace χωρίς να πρέπει να εγκρίνουν τα αιτήματα οι διαχειριστές.
Μάθετε περισσότερα για τη διαχείριση των τομέων email.
Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;
Το άρθρο αυτό ισχύει μόνο για διαχειριστές στο Workplace Advanced. Μπορείτε να κάνετε αυτή την ενέργεια μόνο από τον υπολογιστή σας.
Μπορείτε να στείλετε ξανά το email επιβεβαίωσης σε άτομα με μη κατοχυρωμένους λογαριασμούς. Θα έχετε την επιλογή να στείλετε ξανά το email επιβεβαίωσης είτε σε όλους τους μη κατοχυρωμένους λογαριασμούς είτε μόνο σε μια λίστα ατόμων.
Για να στείλετε ξανά το email επιβεβαίωσης σε άλλα άτομα:
  1. Πηγαίνετε στον Πίνακα διαχείρισης και πατήστε Άτομα.
  2. Πατήστε δίπλα στην επιλογή Επεξεργασία ατόμων και επιλέξτε Αποστολή ειδοποίησης κατοχύρωσης.
  3. Επιλέξτε Όλοι οι μη κατοχυρωμένοι λογαριασμοί ή Συγκεκριμένοι λογαριασμοί και ακολουθήστε τις οδηγίες.
  4. Αφού κάνετε την επιλογή σας, πατήστε Αποστολή.
Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;
Μετά την αποστολή της αρχικής πρόσκλησης στο Workplace στέλνονται 2 email υπενθύμισης για την κατοχύρωση του αντίστοιχου λογαριασμού: το πρώτο είναι μια υπενθύμιση 3 ημερών και το δεύτερο μια υπενθύμιση 5 ημερών.
Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;
Αφαίρεση χρηστών
Όταν απενεργοποιείτε το λογαριασμό ενός χρήστη:
  • Οι δημοσιεύσεις, τα σχόλια και τα μηνύματα που έστειλε ο χρήστης πριν από την απενεργοποίηση θα εξακολουθούν να είναι διαθέσιμα στους συναδέλφους του. Αυτό σημαίνει ότι οι ομαδικές συζητήσεις και οι συζητήσεις που σχετίζονται με εκδηλώσεις δεν θα επηρεαστούν και το περιεχόμενο που εξαρτάται από τον διαγραμμένο λογαριασμό δεν θα διαγραφεί.
  • Η απενεργοποίηση του λογαριασμού ενός χρήστη τον αποσυνδέει από κάθε περίοδο σύνδεσης στο Workplace και δεν του επιτρέπει την πρόσβαση σε αυτό.

Όταν διαγράφετε το λογαριασμό ενός χρήστη:
  • Οι συνάδελφοί του δεν θα μπορούν να δουν το λογαριασμό στο Workplace.
  • Για να διαγραφούν όλα όσα έχει δημοσιεύσει ο χρήστης, π.χ. φωτογραφίες, δημοσιεύσεις ή άλλα δεδομένα που έχουν αποθηκευτεί στα συστήματα αντιγράφων ασφαλείας, μπορεί να χρειαστούν έως και 90 ημέρες.
  • Θα διαγραφεί επίσης οποιοδήποτε περιεχόμενο από άλλους χρήστες το οποίο εξαρτάται από το περιεχόμενο των διαγραμμένων χρηστών (π.χ. σχόλια στις δημοσιεύσεις των διαγραμμένων χρηστών).
  • Μέχρι να διαγραφούν αυτές οι πληροφορίες, οι άλλοι χρήστες του Workplace δεν θα έχουν πρόσβαση σε αυτές.
  • Κάποια από τα πράγματα που κάνουν οι χρήστες στο Workplace δεν αποθηκεύονται στους λογαριασμούς τους. Για παράδειγμα, κάποιος συνάδελφος μπορεί να έχει ακόμα μηνύματα από τον διαγραμμένο χρήστη, ακόμα και μετά τη διαγραφή του λογαριασμού του.
Σημείωση: Μπορεί να χρειαστούν έως 24 ώρες για να ολοκληρωθεί η απενεργοποίηση του λογαριασμού ενός χρήστη.
Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;
Αυτό το άρθρο ισχύει μόνο για χρήστες του Workplace Essential και του Workplace Advanced. Για να απενεργοποιήσετε το λογαριασμό κάποιου στο Workplace, πρέπει να είστε διαχειριστής και να έχετε συνδεθεί στο Workplace από τον υπολογιστή σας.
Αν κάποιος φύγει από την εταιρεία σας, μπορείτε να απενεργοποιήσετε το λογαριασμό του για να αποτρέψετε την πρόσβασή του στο Workplace. Οι δημοσιεύσεις, τα σχόλια και τα μηνύματα που έκανε το συγκεκριμένο άτομο πριν απενεργοποιήσετε το λογαριασμό του θα εξακολουθούν να είναι διαθέσιμα.
Για να απενεργοποιήσετε το λογαριασμό κάποιου στο Workplace:
  1. Πατήστε Πίνακας διαχείρισης πάνω αριστερά στο Workplace.
  2. Πατήστε Άτομα.
  3. Πατήστε δίπλα στο άτομο του οποίου το λογαριασμό θέλετε να απενεργοποιήσετε και επιλέξτε Απενεργοποίηση λογαριασμού.
  4. Πατήστε Επιβεβαίωση.
Σημείωση: Οι απενεργοποιημένοι λογαριασμοί δεν αφαιρούνται αμέσως από τις ομάδες στις οποίες ανήκουν. Αφαιρούνται αυτόματα μετά από 4 ημέρες. Σε περίπτωση που ο απενεργοποιημένος λογαριασμός ενεργοποιηθεί ξανά εντός 4 ημερών, θα συνεχίσει να είναι κανονικά μέλος στις ομάδες και στις συνομιλίες στις οποίες συμμετείχε. Μετά τις 4 ημέρες, δεν μπορεί να αποκατασταθεί η συμμετοχή σε ομάδες και συνομιλίες.
Έχετε υπόψη ότι μπορεί να χρειαστούν έως 24 ώρες για να ολοκληρωθεί η απενεργοποίηση του λογαριασμού ενός χρήστη. Η απενεργοποίηση του λογαριασμού ενός χρήστη στο Workplace τον αποσυνδέει από κάθε περίοδο σύνδεσης στο Workplace και δεν του επιτρέπει την πρόσβαση σε αυτό.
Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;
Οι διαχειριστές συστήματος του Workplace, μπορούν να διαγράψουν μόνο λογαριασμούς που είτε δεν έχουν κατοχυρωθεί ποτέ είτε είναι απενεργοποιημένοι μια δεδομένη στιγμή. Αν θέλετε να αφαιρέσετε την πρόσβαση σε έναν λογαριασμό χρήστη αλλά δεν θέλετε να διαγράψετε τα δεδομένα του, θα πρέπει να απενεργοποιήσετε τον λογαριασμό, όχι να τον διαγράψετε.
Τι συμβαίνει όταν διαγράφετε έναν λογαριασμό χρήστη
Αν διαγράψετε τον λογαριασμό ενός χρήστη, θα πρέπει να γνωρίζετε ότι:
  • Η ενέργεια αυτή δεν μπορεί να αναιρεθεί.
  • Ο χρήστης δεν θα μπορεί πλέον να συνδεθεί στο Workplace.
  • Δεν θα βλέπετε το άτομο αυτό στην ενότητα Άτομα του Πίνακα διαχείρισης.
  • Θα διαγραφούν μόνιμα δημοσιεύσεις, σχόλια και μηνύματα.
  • Οι συνάδελφοί σας δεν θα μπορούν να δουν το λογαριασμό στο Workplace.
  • Μπορεί να χρειαστούν μέχρι και 90 ημέρες για να διαγραφούν όλες οι αλληλεπιδράσεις του χρήστη.
  • Θα διαγραφεί επίσης οποιοδήποτε περιεχόμενο από άλλους χρήστες το οποίο εξαρτάται από το περιεχόμενο των διαγραμμένων χρηστών (π.χ. σχόλια στις δημοσιεύσεις των διαγραμμένων χρηστών).
  • Μέχρι να διαγραφούν αυτές οι πληροφορίες, οι άλλοι χρήστες του Workplace δεν θα έχουν πρόσβαση σε αυτές.
  • Κάποια από τα πράγματα που κάνουν οι χρήστες στο Workplace δεν αποθηκεύονται στους λογαριασμούς τους. Για παράδειγμα, κάποιος συνάδελφος μπορεί να έχει ακόμα τα μηνύματα από ένα διαγραμμένο λογαριασμό ακόμα και μετά τη διαγραφή του λογαριασμού.
  • Ο χρήστης θα αφαιρεθεί από τις ομάδες και θα χάσει τα δικαιώματα που είχε ως διαχειριστής. Σημειώστε ότι αν επιλέξετε να ενεργοποιήσετε ξανά το λογαριασμό του χρήστη εντός 14 ημερών από τη διαγραφή του, θα αποκτήσει ξανά τα δικαιώματα διαχειριστή.

Διαγραφή λογαριασμού
Για να διαγράψετε τον λογαριασμό Workplace ενός υπαλλήλου που έχετε απενεργοποιήσει:
  1. Πηγαίνετε στον Πίνακα διαχείρισης και πατήστε Άτομα.
  2. Πατήστε δίπλα στο όνομα του υπαλλήλου του οποίου το λογαριασμό θέλετε να διαγράψετε.
  3. Πατήστε Διαγραφή λογαριασμού.
  4. Πατήστε Επιβεβαίωση.
Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;
Η ιδιότητα του χρήστη ως μέλους παραμένει αποθηκευμένη στο σύστημα για 4 ημέρες μετά την απενεργοποίηση του λογαριασμού. Αν ο χρήστης ενεργοποιηθεί ξανά μέσα σε αυτό το διάστημα, παραμένει μέλος των ομάδων στις οποίες συμμετείχε πριν απενεργοποιηθεί ο λογαριασμός του. Αν είστε διαχειριστής, μπορείτε να δείτε για ποιους απενεργοποιημένους χρήστες παραμένει αποθηκευμένη η ιδιότητα μέλους σε ομάδες στο Workplace.
Αν ο λογαριασμός του χρήστη ενεργοποιηθεί ξανά, μόλις ο χρήστης συνδεθεί στο Workplace από τον υπολογιστή του, θα μπορεί να πατήσει την ενότητα Ομάδες στην αριστερή πλευρά της αρχικής σελίδας για να δει τις ανοιχτές, τις κλειστές και τις μυστικές ομάδες στις οποίες ανήκε. Εφόσον θέλει, θα μπορεί να γίνει και πάλι μέλος τους.
Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;
Όταν ένας υπάλληλος φεύγει από τον οργανισμό σας, είναι σημαντικό να απενεργοποιείτε εγκαίρως το λογαριασμό του στο Workplace. Αυτό ισχύει ακόμα και στην περίπτωση που χρησιμοποιείτε SSO για τον έλεγχο ταυτότητας, καθώς τα διακριτικά ελέγχου ταυτότητας (authentication tokens) δεν λήγουν αμέσως.
Αν χρησιμοποιείτε αυτοματοποιημένο provisioning μέσω ενός παρόχου ταυτότητας (IDP) ή του AD Sync, η δυνατότητα αυτή θα πρέπει να είναι ενεργοποιημένη από προεπιλογή. Αν χρησιμοποιείτε μη αυτοματοποιημένο provisioning ή CSV, θα πρέπει να βεβαιωθείτε ότι η απενεργοποίηση του λογαριασμού Workplace αποτελεί μέρος των διαδικασιών τις οποίες ακολουθεί ο οργανισμός σας κατά την αποχώρηση κάθε υπαλλήλου.
Μάθετε πώς μπορείτε να απενεργοποιήσετε και να απενεργοποιήσετε μαζικά χρήστες.
Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;
Μαζικές ενέργειες
Αυτό το άρθρο ισχύει μόνο για χρήστες του Workplace Essential και του Workplace Advanced.
Το Workplace υποστηρίζει τη μαζική διαχείριση λογαριασμών χρηστών μέσω αρχείων CSV ή Excel. Είτε θέλετε να προσθέσετε τους πρώτους χρήστες στο Workplace σας, είτε να προσθέσετε ένα νέο τμήμα ή προϊστάμενο, είτε να απενεργοποιήσετε κάποιους χρήστες της κοινότητάς σας, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη δυνατότητα μαζικής διαχείρισης λογαριασμών για να απλοποιήσετε τη διαδικασία.
Αν η εταιρεία σας χρησιμοποιεί κάποιον υποστηριζόμενο πάροχο ταυτότητας, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη δυνατότητα αυτόματης διαχείρισης λογαριασμών για τη δημιουργία (provisioning) και την απενεργοποίηση λογαριασμών για τους υπαλλήλους που προσλαμβάνονται ή αποχωρούν από την εταιρεία. Μάθετε περισσότερα για τη διαχείριση λογαριασμών μέσω παρόχων ταυτότητας.
Το Workplace υποστηρίζει δύο μαζικές λειτουργίες μέσω αρχείων CSV ή Excel:
Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;
Αυτό το άρθρο ισχύει μόνο για χρήστες του Workplace Advanced. Κάθε φορά που ανεβάζετε μαζικά στοιχεία, θα καλείστε να αποφασίσετε εάν θέλετε να προσκαλέσετε τους λογαριασμούς άμεσα ή αργότερα. Αν επιλέξετε να σταλούν αργότερα οι προσκλήσεις, οι λογαριασμοί θα δημιουργηθούν χωρίς να προσκληθούν και θα πρέπει να τους προσκαλέσετε κάποια στιγμή στο μέλλον.
Το Workplace υποστηρίζει τη μαζική δημιουργία λογαριασμών χρηστών μέσω αρχείων CSV. Αντί να δημιουργείτε (provision) ξεχωριστά κάθε λογαριασμό, μπορείτε να ανεβάσετε ένα αρχείο CSV ή Excel με τις σχετικές πληροφορίες για όλους τους υπαλλήλους.
Αν δημιουργείτε πάρα πολλούς λογαριασμούς, κάθε αρχείο που θα εισαγάγετε πρέπει να περιέχει το πολύ 2.500 σειρές με δεδομένα υπαλλήλων.
Για να δημιουργήσετε λογαριασμούς μαζικά ανεβάζοντας ένα αρχείο CSV ή Excel:
  1. Πηγαίνετε στον Πίνακα διαχείρισης και πατήστε Άτομα > Προσθήκη ατόμων > Προσθήκη ατόμων.
  2. Πατήστε το κουμπί Εισαγωγή αρχείου και ανεβάστε το αρχείο CSV ή Excel μέσω του κουμπιού Εισαγωγή αρχείου.
  3. Αν πατήσετε το κουμπί Λήψη προτύπου, θα κατεβάσετε ένα πρότυπο CSV. Έπειτα μπορείτε να ανοίξετε το έγγραφο στο Excel και να το αποθηκεύσετε ως αρχείο .xls ή .xlsx, αν προτιμάτε να δουλέψετε με το Excel.
  4. Αφού ανεβάσετε το αρχείο CSV ή το υπολογιστικό φύλλο Excel, θα εμφανιστεί ένα μήνυμα επιβεβαίωσης που θα αναφέρει σφάλματα στο αρχείο CSV ή Excel ή θα υποδεικνύει εάν το ανέβασμα ολοκληρώθηκε. Στην πρώτη στήλη θα εμφανίζονται τα αποτελέσματα για κάθε σειρά:
  5. Αν η πρώτη στήλη είναι κενή, αυτό σημαίνει ότι θα δημιουργηθεί λογαριασμός για τον συγκεκριμένο υπάλληλο.
    Ένα κόκκινο οκτάγωνο υποδηλώνει ότι υπάρχει κάποιο πρόβλημα με τη συγκεκριμένη σειρά. Ένα μήνυμα σφάλματος θα περιγράφει το πρόβλημα.
    Ο μπλε κύκλος υποδηλώνει ότι το ανέβασμα δεν ολοκληρώθηκε.
    Το πράσινο σημάδι επιλογής υποδηλώνει ότι το ανέβασμα ολοκληρώθηκε.
  6. Αφού επιβεβαιώσετε τις λεπτομέρειες στην οθόνη προεπισκόπησης, μπορείτε να δημιουργήσετε τους νέους λογαριασμούς πατώντας το κουμπί Συνέχεια. Στη συνέχεια, θα αρχίσουν να δημιουργούνται σταδιακά οι λογαριασμοί.
Μέχρι να απενεργοποιηθούν οι λογαριασμοί, οι υπάλληλοι θα λαμβάνουν email και ειδοποιήσεις push. Για οδηγίες σχετικά με την απενεργοποίηση των λογαριασμών, πατήστε Μαζική απενεργοποίηση.
Επαλήθευση δημιουργίας λογαριασμών
Για να επιβεβαιώσετε ότι έχουν δημιουργηθεί επιτυχώς όλοι οι λογαριασμοί, μπορείτε να ανεβάσετε ξανά το αρχείο CSV ή το υπολογιστικό φύλλο Excel ακολουθώντας τα παραπάνω βήματα, και να βεβαιωθείτε ότι υπάρχει ένα σημάδι επιλογής σε όλες τις σειρές της πρώτης στήλης. Στη συνέχεια, μπορείτε να πατήσετε Ακύρωση για να μην γίνει νέα προσπάθεια δημιουργίας των λογαριασμών. Αν το κάνετε αυτό, θα λάβετε ένα μήνυμα που θα αναφέρει ότι οι λογαριασμοί υπάρχουν ήδη.
Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;
Κατά τη μαζική δημιουργία (provisioning) λογαριασμών, προτείνουμε να χρησιμοποιείτε τις παρακάτω μορφές:
Πεδίο ΠεριγραφήΤύποςΥποχρεωτικό
EmailΗ επαγγελματική διεύθυνση email του υπαλλήλου. Η τιμή αυτού του πεδίου πρέπει να είναι μοναδική για κάθε υπάλληλο. Κείμενο Ναι
ΌνομαΤο όνομα του υπαλλήλου. Κείμενο Ναι
ΕπώνυμοΤο επώνυμο του υπαλλήλου. Κείμενο Ναι
Επαγγελματικός τίτλοςΟ επαγγελματικός τίτλος του υπαλλήλου. Κείμενο Όχι
ΤμήμαΤο τμήμα στο οποίο εργάζεται ο υπάλληλος.ΚείμενοΌχι
Αριθμός τηλεφώνουΟ επαγγελματικός αριθμός τηλεφώνου του υπαλλήλου. Κάθε αριθμός τηλεφώνου πρέπει να είναι ένας έγκυρος διεθνής αριθμός που περιλαμβάνει τον κωδικό χώρας (π.χ. +1 232 823 2233).Κείμενο Όχι
ΤοποθεσίαΗ διεύθυνση των γραφείων όπου εργάζεται ο υπάλληλος. ΚείμενοΌχι
ΓλώσσαΗ συντόμευση για την προεπιλεγμένη γλώσσα που πρέπει να οριστεί για αυτόν τον υπάλληλο. Αν δεν έχει καθοριστεί, η προεπιλεγμένη γλώσσα θα είναι τα Αγγλικά (ΗΠΑ) (en_US). Μπορείτε να δείτε μια αναλυτική λίστα με τις έγκυρες συντομεύσεις στην ενότητα Γλώσσες του Facebook. ΚείμενοΌχι
Email προϊστάμενουΗ διεύθυνση email του άμεσου προϊστάμενου του υπαλλήλου. Κείμενο Όχι
Τομέας Ο τομέας στον οποίο δουλεύει ο υπάλληλος ΚείμενοΌχι
ΕταιρείαΗ εταιρεία στην οποία δουλεύει ο υπάλληλος Κείμενο Όχι
Ημερομηνία έναρξης Η ημερομηνία κατά την οποία ο υπάλληλος ξεκίνησε να δουλεύει για την εταιρεία Ημερομηνία (ΕΕΕΕ-ΜΜ-ΗΗ) Όχι
Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;
Αυτό το άρθρο ισχύει μόνο για χρήστες του Workplace Advanced και του Workplace Enterprise. Για να προσθέσετε άτομα χρησιμοποιώντας το G-Suite και το Azure, πρέπει να είστε διαχειριστής συστήματος. Η διαμόρφωση της ενσωμάτωσης IdP με το Azure και το G-Suite περιλαμβάνει τη δυνατότητα αντιστοίχισης χαρακτηριστικών προφίλ από το Azure AD ή το G-Suite στο Workplace.
Για να προσθέσετε άτομα χρησιμοποιώντας το G-Suite και το Azure:
  1. Πατήστε Πίνακας διαχείρισης πάνω αριστερά στο προφίλ σας.
  2. Πατήστε Άτομα > Προσθήκη ατόμων και έπειτα πατήστε ξανά Προσθήκη ατόμων.
  3. Επιλέξτε G-Suite ή Microsoft Azure AD και ακολουθήστε τις οδηγίες.
Αν συνδεθείτε στο G-Suite ή στο Azure και βρείτε χρήστες που υπάρχουν ήδη στο Workplace, βεβαιωθείτε ότι τα ονόματα, οι διευθύνσεις email και τα στοιχεία αυτών των λογαριασμών χρηστών στον IdP αντιστοιχούν στα προφίλ χρηστών στο Workplace. Διαφορετικά, θα δημιουργηθούν διπλότυποι λογαριασμοί από τον IdP. Αν κάποιοι από τους χρήστες φύγουν στη συνέχεια από την εταιρεία σας, οι λογαριασμοί τους θα απενεργοποιηθούν αυτόματα. Σημειώστε ότι στις λεπτομέρειες γίνεται διάκριση πεζών-κεφαλαίων.
Σημείωση: Θα πρέπει να δώσετε στο Workplace πρόσβαση στα στοιχεία σας στον IdP. Αν θέλετε να προσθέσετε άτομα χρησιμοποιώντας το G-Suite, θα πρέπει επίσης να είστε διαχειριστής στο G-Suite και να ενεργοποιήσετε την πρόσβαση στο G-Suite.
Το Workplace συγχρονίζει αυτόματα τη λίστα χρηστών κάθε 5 ώρες.
Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;
Το άρθρο αυτό ισχύει μόνο για διαχειριστές στο Workplace Advanced.
Αντί να απενεργοποιείτε ξεχωριστά κάθε λογαριασμό υπαλλήλου, μπορείτε να απενεργοποιήσετε πολλούς λογαριασμούς ταυτόχρονα ανεβάζοντας ένα αρχείο CSV με τις διευθύνσεις email που αντιστοιχούν στους λογαριασμούς που θέλετε να απενεργοποιήσετε.
Για να ανεβάσετε ένα έγκυρο αρχείο CSV και να απενεργοποιήσετε μαζικά λογαριασμούς:
  1. Πηγαίνετε στον Πίνακα διαχείρισης και πατήστε την καρτέλα Άτομα για να δείτε μια λίστα με όλους τους λογαριασμούς των υπαλλήλων.
  2. Στο μενού , πατήστε Απενεργοποίηση πολλών χρηστών.
  3. Θα εμφανιστεί ένα μήνυμα που θα σας δίνει την επιλογή να ανεβάσετε ένα αρχείο CSV. Το αρχείο θα πρέπει να περιέχει μία μόνο στήλη με τις διευθύνσεις email που αντιστοιχούν στους λογαριασμούς των υπαλλήλων που θέλετε να απενεργοποιήσετε. Θα πρέπει να υπάρχει μία διεύθυνση email σε κάθε σειρά.
Αφού ανεβάσετε το αρχείο CSV, θα εμφανιστεί μια οθόνη επιβεβαίωσης στην οποία θα εμφανίζονται τυχόν σφάλματα του αρχείου CSV. Στην πρώτη στήλη θα εμφανίζονται τα αποτελέσματα για κάθε σειρά:
  • Αν υπάρχει ένα σημάδι επιλογής, αυτό σημαίνει ότι ο λογαριασμός του συγκεκριμένου υπαλλήλου έχει απενεργοποιηθεί ήδη.
  • Αν υπάρχει ένα τρίγωνο σύμβολο σφάλματος, αυτό σημαίνει ότι υπάρχει κάποιο πρόβλημα με τη συγκεκριμένη σειρά. Τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού πάνω από το εικονίδιο για να δείτε το μήνυμα σφάλματος.
  • Αν η πρώτη στήλη είναι κενή, αυτό σημαίνει ότι ο λογαριασμός του υπαλλήλου θα απενεργοποιηθεί.
Μπορείτε να κατεβάσετε τις πληροφορίες που βλέπετε σε προεπισκόπηση πατώντας το κουμπί Εξαγωγή προεπισκόπησης.
Αφού επιβεβαιώσετε τις λεπτομέρειες στην οθόνη προεπισκόπησης, μπορείτε να απενεργοποιήσετε τους επιλεγμένους λογαριασμούς πατώντας το κουμπί Απενεργοποίηση λογαριασμών. Οι λογαριασμοί θα απενεργοποιηθούν.
Να θυμάστε ότι όταν απενεργοποιείτε πολλούς λογαριασμούς ταυτόχρονα, μπορεί να παρατηρηθεί κάποια καθυστέρηση ανάλογα με τον αριθμό των λογαριασμών που θέλετε να απενεργοποιήσετε.
Επαλήθευση απενεργοποίησης λογαριασμών
Για να επιβεβαιώσετε ότι έχουν απενεργοποιηθεί επιτυχώς όλοι οι λογαριασμοί, ανεβάστε ξανά το αρχείο CSV και βεβαιωθείτε ότι υπάρχει ένα σημάδι επιλογής σε όλες τις σειρές της πρώτης στήλης.
Σημείωση: Έχετε υπόψη ότι μπορεί να χρειαστούν έως 24 ώρες για να ολοκληρωθεί η απενεργοποίηση του λογαριασμού ενός χρήστη.
Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;
Σύνδεση χωρίς email
Ως διαχειριστής συστήματος, μπορείτε αν θέλετε να προσθέσετε υπαλλήλους χωρίς διευθύνσεις email. Για να ενεργοποιήσετε τη λειτουργία:
  1. Πηγαίνετε στον Πίνακα διαχείρισης.
  2. Πατήστε Ρυθμίσεις.
  3. Πηγαίνετε στη ρύθμιση Δημιουργία προφίλ με κωδικούς πρόσβασης και πατήστε το .
  4. Επιλέξτε Ενεργοποίηση για να επιτρέψετε στους συναδέλφους που δεν έχουν διεύθυνση email να συνδέονται στο Workplace με κωδικό πρόσβασης.
  5. Πατήστε Αποθήκευση
Για να προσθέσετε στο Workplace πολλά άτομα που δεν έχουν διεύθυνση email:
  1. Από τον Πίνακα διαχείρισης, πατήστε Άτομα
  2. Πατήστε Προσθήκη ατόμων.
  3. Επιλέξτε Εισαγωγή αρχείου CSV ή XLSX και κατεβάστε το πρότυπο CSV.
    • Κατά την προσθήκη ενός χρήστη, θα πρέπει να συμπεριλάβετε τουλάχιστον το όνομα και το αναγνωριστικό υπαλλήλου. Αν προσθέσετε αυτά τα στοιχεία, δεν απαιτείται η χρήση διεύθυνσης email. Θα δημιουργηθούν κωδικοί πρόσβασης για όλους τους χρήστες που δεν έχουν διεύθυνση email.
Για να διανείμετε τους κωδικούς πρόσβασης στους υπαλλήλους:
  1. Πηγαίνετε στην οθόνη Άτομα. Αναζητήστε τον υπάλληλο που μόλις προσθέσατε.
  2. Πατήστε δίπλα από το όνομα του υπαλλήλου.
  3. Πατήστε Λήψη κωδικού πρόσβασης.
  4. Δώστε τον κωδικό πρόσβασης στον υπάλληλο και ζητήστε του να γραφτεί στο Workplace μέσω της διεύθυνσης work.workplace.com/work/accesscode. Έτσι ο υπάλληλος θα μπορεί να δημιουργήσει ένα όνομα χρήστη κι έναν κωδικό πρόσβασης.
Μπορείτε επίσης να κατεβάσετε όλους μαζί τους κωδικούς πρόσβασης:
  1. Από την οθόνη Άτομα, πατήστε .
  2. Επιλέξτε Λήψη κωδικών πρόσβασης.
  3. Πατήστε Αποστολή κωδικών. Μια λίστα με όλους του κωδικούς πρόσβασης θα σταλεί στη διεύθυνση email σας.
Σημείωση: Οι κωδικοί πρόσβασης είναι ευαίσθητες πληροφορίες. Οποιοσδήποτε έχει στην κατοχή του έναν αχρησιμοποίητο κωδικό πρόσβασης έχει πλήρη πρόσβαση στο λογαριασμό που σχετίζεται με αυτόν τον κωδικό. Η διανομή κωδικών πρόσβασης πρέπει να ελέγχεται αυστηρά.
Μάθετε περισσότερα για τους κωδικούς πρόσβασης
  • Αποτελούνται από μια συμβολοσειρά 16 χαρακτήρων (γραμμάτων).
  • Υπάρχει μόνο ένας έγκυρος κωδικός ανά λογαριασμό κάθε φορά.
  • Όταν δημιουργείται νέος κωδικός πρόσβασης για έναν χρήστη, ακυρώνονται όλοι οι παλιοί κωδικοί.
  • Οι κωδικοί ισχύουν για 90 ημέρες από την ημερομηνία δημιουργίας τους.
  • Όταν ένας κωδικός πρόσβασης χρησιμοποιείται επιτυχώς για την κατοχύρωση ή την ανάκτηση της πρόσβασης σε ένα λογαριασμό, ακυρώνεται.
  • Οι διαχειριστές μπορούν να απενεργοποιήσουν έναν αχρησιμοποίητο κωδικό πρόσβασης οποιαδήποτε στιγμή.
Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;
Η λειτουργία αυτή είναι διαθέσιμη μόνο για τους διαχειριστές στο Workplace Essential και το Workplace Advanced.
Η σύνδεση μέσω κωδικού πρόσβασης δίνει τη δυνατότητα στους διαχειριστές να προσκαλούν χρήστες στο Workplace χωρίς διεύθυνση email. Πιο συγκεκριμένα, οι διαχειριστές μπορούν να προσθέσουν κάποιον σε μια κοινότητα στο Workplace δημιουργώντας έναν μοναδικό κωδικό που επιτρέπει στο συγκεκριμένο άτομο να κατοχυρώσει το λογαριασμό του.
Έχετε υπόψη ότι θα πρέπει να ενεργοποιήσετε τους κωδικούς πρόσβασης από τον Πίνακα διαχείρισης.
Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;
Αυτό το άρθρο ισχύει μόνο για χρήστες του Workplace Essential και του Workplace Advanced.
Ίσως θέλετε να λάβετε ένα σύνδεσμο κατοχύρωσης, για να προσφέρετε στους συναδέλφους σας μια επιπλέον μέθοδο κατοχύρωσης. Για παράδειγμα, μπορεί να θέλετε να στείλετε τις προσκλήσεις τυπωμένες, μέσω μιας πύλης SMS που καλύπτει όλη την εταιρεία, ή μέσω εξατομικευμένων email από έναν προϊστάμενο ή ανώτερο διοικητικό στέλεχος προς τους υπαλλήλους, τα οποία θα ακολουθούν το αρχικό, αυτόματα δημιουργημένο email του Workplace.
Η εξαγωγή συνδέσμων κατοχύρωσης σάς επιτρέπει να διανέμετε αυτούς τους συνδέσμους ξεχωριστά ή μαζικά, μαζί με τις υπόλοιπες πληροφορίες των συναδέλφων σας. Μπορείτε να λάβετε συνδέσμους κατοχύρωσης κατεβάζοντας ένα αρχείο CSV με τις πληροφορίες των υπαλλήλων. Για να λάβετε τους συνδέσμους κατοχύρωσης:
1. Πατήστε την καρτέλα Άτομα στον Πίνακα διαχείρισης.
2. Πατήστε και έπειτα Εξαγωγή στοιχείων υπαλλήλων.
3. Σύντομα θα λάβετε μέσω email ένα σύνδεσμο για να κατεβάσετε ένα αρχείο CSV με όλα τα δεδομένα των συναδέλφων σας, συμπεριλαμβανομένων των συνδέσμων κατοχύρωσης για τους μη κατοχυρωμένους λογαριασμούς στους οποίους έχει σταλεί ήδη πρόσκληση.
Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;
Αντιμετώπιση προβλημάτων
Το άρθρο αυτό ισχύει μόνο για διαχειριστές στο Workplace Advanced.
Αν εμφανίζεται μήνυμα σφάλματος ότι ο χρήστης ή η ομάδα που προσπαθείτε να προσθέσετε υπάρχει ήδη, μπορεί να αντιμετωπίζετε κάποιο από τα εξής προβλήματα:
  • Το άτομο που προσπαθείτε να προσθέσετε ανήκει σε κάποια άλλη κοινότητα. Λάβετε υπόψη ότι κάθε διεύθυνση email μπορεί να συσχετιστεί με έναν μόνο λογαριασμό Workplace.
  • Ο τομέας email του συγκεκριμένου ατόμου μπορεί να έχει ήδη καταχωρηθεί από κάποια άλλη κοινότητα.
  • Αν έχετε προσθέσει στο παρελθόν κάποιον με τον ίδιο τομέα email αλλά τώρα εμφανίζεται μήνυμα σφάλματος, αυτό ενδεχομένως σημαίνει ότι στο μεταξύ κάποια άλλη κοινότητα κατοχύρωσε τον συγκεκριμένο τομέα email.
Αν εμφανίζεται μήνυμα σφάλματος ότι η διεύθυνση email δεν μπορεί να χρησιμοποιηθεί, αυτό ίσως οφείλεται στο γεγονός ότι προσπαθείτε να χρησιμοποιήσετε μια γενική διεύθυνση email, όπως info@, sales@, admin@, support@ κ.λπ. Το Workplace επιτρέπει τη δημιουργία λογαριασμών μόνο με διευθύνσεις email που ανήκουν σε μεμονωμένα άτομα.
Σημείωση: Για να αποφύγετε τυχόν προβλήματα κατά την προσθήκη συναδέλφων στο Workplace, επιτρέψτε τη χρήση όλων των τομέων email που σχετίζονται με την κοινότητά σας. Ένας τομέας email δεν μπορεί να καταχωρηθεί από πολλές κοινότητες.
Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;
Θα πρέπει να βεβαιωθείτε ότι όχι μόνο έχετε δημιουργήσει τους χρήστες αλλά και τους έχετε προσκαλέσει. Μπορείτε να βρείτε περισσότερες λεπτομέρειες σχετικά με αυτή τη διαδικασία εδώ.
Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;
Αυτό το άρθρο ισχύει μόνο για χρήστες του Workplace Advanced.
Αν δεν μπορείτε να ανεβάσετε το αρχείο CSV με τη λίστα απενεργοποίησης, το πρόβλημα μπορεί να οφείλεται σε μία από τις παρακάτω συνηθισμένες αιτίες.
  • Το αρχείο δεν έχει μορφή CSV: Όλα τα αρχεία πρέπει να έχουν έγκυρη μορφή CSV (επέκταση αρχείου .csv). Δεν υποστηρίζεται κανένας άλλος τύπος και καμία άλλη μορφή αρχείων.
  • Το αρχείο δεν έχει κωδικοποίηση UTF-8: Όλα τα αρχεία πρέπει να έχουν κωδικοποίηση χαρακτήρων UTF-8.
  • Μη έγκυρη διεύθυνση email: Η καταχωρημένη διεύθυνση email δεν αντιστοιχεί σε λογαριασμό στο Workplace.
  • Διπλότυπη διεύθυνση email: Κάθε διεύθυνση email πρέπει να εμφανίζεται μόνο μία φορά στο αρχείο CSV.
Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;
Αν δεν μπορείτε να ανεβάσετε ένα αρχείο CSV, το πρόβλημα μπορεί να οφείλεται σε μία από τις παρακάτω συνηθισμένες αιτίες:
  • Το αρχείο δεν έχει μορφή CSV: Όλα τα αρχεία πρέπει να έχουν έγκυρη μορφή CSV (επέκταση αρχείου .csv). Δεν υποστηρίζεται κανένας άλλος τύπος και καμία άλλη μορφή αρχείων.
  • Το αρχείο δεν έχει κωδικοποίηση UTF-8: Όλα τα αρχεία πρέπει να έχουν κωδικοποίηση χαρακτήρων UTF-8.
  • Οι τιμές περιέχουν κόμματα: Αν κάποια τιμή περιέχει κόμμα, θα πρέπει να βάλετε όλη την τιμή σε διπλά εισαγωγικά (π.χ. "τιμή_με_κόμμα"). Για παράδειγμα, η τιμή Λονδίνο, Αγγλία θα πρέπει να αποθηκευτεί στο αρχείο CSV ως "Λονδίνο, Αγγλία".
  • Διπλότυπες εγγραφές: Οι διπλότυπες εγγραφές υπαλλήλων οδηγούν στην εμφάνιση σφάλματος κατά την επικύρωση του αρχείου CSV.
  • Λανθασμένη χρήση κεφαλαίων γραμμάτων: Η λανθασμένη χρήση κεφαλαίων γραμμάτων συνήθως δεν προκαλεί σφάλματα. Ωστόσο, τα ονόματα, οι τοποθεσίες και τα υπόλοιπα πεδία θα αποθηκευτούν ακριβώς όπως έχουν καταχωρηθεί στο αρχείο CSV.
  • Μη έγκυρος αριθμός τηλεφώνου: Οι αριθμοί τηλεφώνου πρέπει να έχουν τη μορφή [κωδικός χώρας] + [κωδικός περιοχής] + [αριθμός τηλεφώνου] (π.χ. +1 800 555 0150).
  • Μη έγκυρη γλώσσα: Η γλώσσα πρέπει να περιλαμβάνεται στη λίστα του Facebook με τις έγκυρες συντμήσεις γλωσσών.
Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;
Ακόμα κι αν στις ρυθμίσεις σας φαίνεται ότι μόνο τα άτομα που προσκαλούνται ή έχουν συγκεκριμένο τομέα email μπορούν να γίνουν μέλη στο Workplace σας, ενδεχομένως να εμφανίζονται νέα αιτήματα στην ενότητα "Αιτήματα πρόσβασης" του Πίνακα διαχείρισης.
Σε αυτές τις περιπτώσεις, τα αιτήματα που βλέπετε στην ενότητα "Αιτήματα πρόσβασης" είναι από χρήστες που έχουν προσκαλέσει οι συνάδελφοί σας χρησιμοποιώντας το κουμπί Προσκαλέστε άτομα. Το κουμπί βρίσκεται στην αρχική σελίδα του Workplace και είναι διαθέσιμο σε όλα τα άτομα της κοινότητάς σας.
Για να επιλέξετε τον τρόπο διαχείρισης αυτών των προσκλήσεων:
  1. Ανοίξτε τον Πίνακα διαχείρισης.
  2. Πατήστε Ρυθμίσεις.
  3. Πηγαίνετε προς τα κάτω στα Αιτήματα συμμετοχής και πρόσβασης και βρείτε τα Αιτήματα πρόσβασης.
  4. Επιλέξτε μία από τις διαθέσιμες επιλογές:
    • Οι διαχειριστές πρέπει να εγκρίνουν όλα τα αιτήματα συμμετοχής σε αυτόν το λογαριασμό Workplace – Ακόμα και τα άτομα που προσκαλούν οι συνάδελφοί σας θα πρέπει να εγκριθούν στα Αιτήματα πρόσβασης.
    • Αυτόματη έγκριση αιτημάτων πρόσβασης από αυτούς τους τομείς email – Οι προσκεκλημένοι χρήστες μεεπαληθευμένους ή επιτρεπόμενους τομείς email θα λαμβάνουν πρόσβαση αυτόματα.
    • Αυτόματη έγκριση όλων των αιτημάτων – Όλα τα άτομα που προσκαλούνται στην κοινότητά σας θα εγκρίνονται αυτόματα.
  5. Πατήστε Αποθήκευση.
Μπορείτε επίσης να επικοινωνήσετε με το τμήμα υποστήριξης, αν θέλετε να αφαιρέσετε το κουμπί Προσκαλέστε άτομα και να αποκλείσετε τη δυνατότητα των συναδέλφων να προσκαλούν άλλα άτομα στην κοινότητά σας.
Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;